Invoice adalah dokumen yang berfungsi sebagai bukti atau tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Biasanya, invoice berupa kertas atau dalam bentuk invoice online yang berguna untuk mencatat dan memberikan rincian pembelian secara digital.
Dokumen tagihan ini mencantumkan informasi seperti nama perusahaan atau individu penjual dan pembeli, tanggal pembelian, deskripsi barang atau jasa yang dibeli, jumlah atau volume, harga per unit, total harga, dan instruksi pembayaran.
Misalnya, Sobat merupakan supplier daging yang menjual bahan daging kepada pebisnis catering atau restoran. Tentu Sobat perlu memberikan tagihan yang lengkap. Mulai dari data pembeli dan pemasok, jenis daging, jumlahnya berapa, harga, total, dan instruksi pembayarannya bagaimana. Semuanya ada dalam invoice tersebut.
Selain memberikan informasi yang lengkap dan jelas tentang transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli, invoice juga digunakan untuk tujuan pembukuan, pelacakan pembayaran, dan sebagai referensi dalam mengklaim pajak, lho! Berikut ini manfaat menggunakan invoice online untuk bisnis. Simak di bawah ini, ya!
6 Manfaat Menggunakan Invoice Online untuk Bisnis
Dalam era digital, invoice online gratis semakin populer karena memberikan kemudahan dan efisiensi dalam pengiriman dan pengelolaan tagihan.
Invoice online memiliki beberapa manfaat penting untuk bisnis Sobat. Berikut ini adalah beberapa manfaatnya untuk bisnis Sobat.
1. Pemrosesan Pembayaran yang Mudah
Sobat akan lebih mudah dalam mengirimkan tagihan kepada pelanggan. Begitu juga pelanggan dapat dengan mudah membaca dan memahami informasi tagihan serta mengirimkan pembayaran dengan cepat. Jika prosedurnya lebih praktis seperti ini, selain mengurangi kesalahan dalam pemrosesan pembayaran, juga bisa mempercepat arus kas bisnis.
Misalnya, biasanya kan pembelian bahan baku untuk F&B perlu dilakukan dengan cepat untuk menjaga kesegaran bahan. Pun dengan proses transaksi juga akan berjalan lebih cepat. Untuk itu, perlu adanya prosedur pembayaran yang lebih praktis serta memudahkan pelanggan bisa bayar dengan metode apa saja.
Dengan begitu, pelanggan Sobat bisa lebih leluasa untuk memilih metode yang diinginkan. Apalagi, jika Sobat menyediakan kartu kredit, itu akan memberikan mereka kesempatan mendapatkan perpanjangan tempo pembayaran.
2. Pelacakan Transaksi dan Pembayaran
Sebagai penjual, Sobat dapat melacak semua transaksi dan pembayaran yang terkait dengan bisnis kuliner secara digital. Sobat bisa mengidentifikasi tagihan yang belum dibayar, mengingatkan pelanggan yang lupa membayar, dan memantau arus kas bisnis dengan lebih efisien. Jadi, Sobat tidak perlu lagi repot-repot follow up pembayaran ke customer.
3. Pembukuan yang Tertata dengan Rapi
Invoice online membuat catatan keuangan lebih tertata dengan rapi. Sobat bisa menyimpan salinan digital dari setiap tagihan yang dikeluarkan dan memudahkan akses untuk keperluan audit atau pemantauan keuangan.
4. Dapat Meningkatkan Profesionalisme
Penggunaan invoice dalam bentuk digital juga dapat meningkatkan kesan profesional dalam bisnis. Dengan dokumen penagihan yang terlihat lebih rapi, terstruktur, dan terkirim dengan cepat, pelanggan akan merasa lebih percaya dan puas dengan layanan yang Sobat berikan. Ini dapat meningkatkan citra bisnis dan membantu membangun hubungan yang baik dengan pelanggan.
5. Meningkatkan Efisiensi Administrasi
Mengelola bisnis kuliner melibatkan banyak tugas administratif, termasuk penyusunan dan pengiriman tagihan kepada pelanggan. Invoice dalam bentuk online membantu mengotomatiskan proses ini dengan mengirimkan tagihan secara elektronik, menyimpan salinan digital, dan menghitung total pembayaran dengan cepat. Dengan mengurangi beban administrasi, Sobat bisa fokus pada kegiatan inti bisnis.
6. Kemudahan Pelacakan Pajak
Invoice online juga dapat mempermudah pelacakan dan pelaporan pajak. Sobat bisa mengidentifikasi dan mengklasifikasikan setiap transaksi yang terjadi, memperoleh laporan yang diperlukan untuk keperluan pajak, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan yang berlaku.
Pilih Aplikasi Invoice Online Terbaik untuk Bisnis Sobat!
Nah, hal yang tidak kalah penting dalam membuat tagihan kepada pelanggan dalam bentuk digital adalah dengan memperhatikan platformnya. Ada beberapa pertimbangan yang bisa Sobat jadikan patokan dalam memilih aplikasi invoice online terbaik. Apa saja?
Fungsi dan Fiturnya
Pastikan platform invoice online yang Sobat pilih memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Beberapa fitur penting yang perlu dipertimbangkan antara lain kemampuan untuk mengirim dan mengelola tagihan, pelacakan pembayaran, pengingat pembayaran, pembuatan laporan keuangan, integrasi dengan sistem akuntansi, dan kemampuan untuk mengkustomisasi format invoice.
Sobat juga perlu mengecek apakah aplikasi invoice tersebut sudah bekerjasama dengan PERURI. Ini akan dibutuhkan saat nominal transaksi di atas Rp 5.000.000 yang biasanya harus membubuhkan materai. Bagaimanapun, beberapa perusahaan yang bekerjasama dalam bisnis Sobat itu beragam dan mensyaratkan pembubuhan e-materai pada tagihan.
Aman untuk Data dan Keuangan Bisnis
Pastikan platform invoice online yang Sobat pilih memiliki langkah-langkah keamanan yang kuat. Ini termasuk enkripsi data, pengamanan akses pengguna, cadangan data, dan perlindungan terhadap serangan siber. Pastikan platform tersebut memenuhi standar keamanan dan privasi yang diperlukan untuk melindungi informasi keuangan bisnis Sobat.
Mudah dalam Menggunakannya
Pilih platform invoice online yang mudah digunakan dan intuitif. Antarmuka yang ramah pengguna dan navigasi yang jelas akan membantu Sobat dan karyawan mengelola tagihan dengan mudah. Pastikan platform tersebut menyediakan panduan atau dukungan pelanggan yang memadai untuk membantu memahami dan menggunakan fitur-fiturnya.
Mendukung Pertumbuhan Bisnis
Pertimbangkan juga mengenai kemampuan platform invoice online untuk mengakomodasi pertumbuhan bisnis. Pastikan platform tersebut dapat menangani volume transaksi yang meningkat seiring waktu dan dapat ditingkatkan sesuai kebutuhan. Hal ini akan memastikan bahwa Sobat tidak perlu beralih ke platform lain ketika bisnis mulai berkembang.
Integrasi dengan Sistem Lain
Perhatikan apakah platform invoice online dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain yang Sobat gunakan dalam bisnis, seperti sistem akuntansi atau sistem manajemen pelanggan (CRM). Integrasi yang baik akan memudahkan pengelolaan data antara platform-platform tersebut, menghindari duplikasi pekerjaan dan meningkatkan efisiensi.
Biaya
Pertimbangkan juga mengenai biaya dari platform invoice online yang Sobat pilih supaya sesuai dengan kebutuhan. Ada yang menawarkan langganan bulanan, tahunan, biaya berdasarkan transaksi atau volume penggunaan, atau Sobat bisa memilih invoice online gratis jika itu yang diperlukan.
Selain faktor-faktor di atas, pastikan juga bahwa platform invoice online yang Sobat pilih sesuai dengan persyaratan hukum dan peraturan perpajakan yang berlaku. Dengan begitu, akan lebih nyaman dan aman untuk digunakan dalam jangka panjang.
Demikian ulasan mengenai manfaat invoice online dalam bisnis. Mulai dari kemudahan pemrosesan pembayaran, pelacakan transaksi yang lebih baik, efisiensi administrasi, dan peningkatan profesionalisme. Dengan menggunakan platform penagihan secara digital, Sobat bisa mengoptimalkan proses keuangan usaha dan meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Jadi, kapan Sobat mau beralih ke invoice online?
Iim Rohimah adalah content writer yang meminati bidang bisnis kuliner. Minatnya ini datang dari hobi wisata kuliner, mengamati perkembangan bisnis, dan pengalaman bekerja di bidang ini.
Berkat pengalaman tersebut, ia memperoleh insight menarik, bahwa bidang usaha di ranah ini paling cepat berkembang dan banyak peminatnya. Oleh karena itu, menurutnya, akan sangat baik jika dapat terus belajar dan mengedukasi pembaca, khususnya pegiat Usaha, Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) di bidang kuliner.