Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang digunakan untuk memverifikasi identitas penandatangan dan integritas sebuah dokumen elektronik.
Tanda tangan ini dihasilkan melalui proses kriptografi yang unik dan sulit dipalsukan. Dengan tanda tangan elektronik, dokumen dapat ditandatangani secara elektronik tanpa harus dicetak, dipindai, dan dikirim secara fisik.
Dengan kemajuan era digital saat ini, kebutuhan untuk mengadopsi tanda tangan dalam bentuk digital sudah tidak dapat dibantah lagi. Apalagi mengingat proses dan efisiensi bisnis menjadi semakin penting.
Salah satu langkah bisa Sobat ambil sebagai pemilik bisnis adalah dengan beralih ke tanda tangan berbasis digital. Cara ini tidak hanya sekadar inovasi teknologi, tetapi solusi praktis untuk berbagai masalah yang sering dihadapi dalam pengelolaan dokumen dan transaksi bisnis.
Alasan Mengapa Bisnis Harus Beralih ke Tanda Tangan Elektronik
Apapun bisnis yang Sobat lakoni, terutama jika sudah membutuhkan berbagai penandatangan dokumen, maka sudah saatnya beralih ke ranah digital. Mengapa demikian? Ini sejumlah alasannya:
1. Kecepatan dan Efisiensi Proses Bisnis
Salah satu alasan mengapa bisnis harus beralih ke tanda tangan elektronik adalah kecepatan dan efisiensi yang ditawarkan.
Proses penandatanganan dokumen secara manual seringkali memakan waktu, terutama ketika melibatkan pihak yang berada di lokasi yang berbeda.
Dokumen harus dicetak, dikirim, ditandatangani, dan dikirim kembali, yang bisa memakan waktu beberapa hari atau bahkan minggu.
Dengan tanda tangan elektronik, semua proses ini dapat dilakukan secara online dan instan. Dokumen dapat dikirim dan ditandatangani hanya dalam hitungan menit, tanpa perlu mencetak atau mengirim secara fisik.
Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk menyelesaikan transaksi bisnis dengan lebih cepat.
2. Mengurangi Biaya Operasional
Beralih ke tanda tangan elektronik juga dapat mengurangi biaya operasional secara signifikan. Penggunaan dokumen kertas, tinta, dan biaya pengiriman bisa sangat besar, terutama bagi perusahaan besar yang menangani ribuan dokumen setiap bulan.
Selain itu, ada biaya tambahan seperti penyimpanan fisik dokumen yang membutuhkan ruang khusus dan pengelolaan yang memakan biaya.
Dengan tanda tangan elektronik, semua dokumen disimpan secara elektronik, yang menghilangkan kebutuhan akan ruang fisik untuk penyimpanan.
Perusahaan dapat menghemat biaya pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan, serta mengurangi kerumitan administratif dalam pengelolaan dokumen. Penghematan ini dapat digunakan untuk mengembangkan aspek bisnis lainnya.
3. Keamanan yang Lebih Tinggi
Salah satu kekhawatiran terbesar dalam bisnis adalah keamanan dokumen. Tanda tangan manual pada dokumen kertas rentan terhadap pemalsuan dan kehilangan. Berbeda dengan tanda tangan elektronik yang menawarkan tingkat keamanan yang jauh lebih tinggi.
Tanda tangan elektronik menggunakan enkripsi untuk memastikan integritas dokumen dan keaslian tanda tangan. Setiap tanda tangan elektronik disertai dengan sertifikat digital yang memastikan identitas penandatangan, serta memastikan bahwa dokumen tidak diubah setelah ditandatangani.
Ini memberikan jaminan bahwa dokumen yang ditandatangani secara digital aman dari pemalsuan dan manipulasi.
4. Kepatuhan terhadap Regulasi
Dalam beberapa tahun terakhir, banyak negara dan industri yang mulai mengadopsi regulasi yang mendukung penggunaan tanda tangan elektronik.
Di Indonesia, tanda tangan elektronik diatur oleh Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), yang memberikan legalitas penuh terhadap penggunaan tanda tangan elektronik dalam transaksi bisnis.
Selain itu, banyak industri yang mewajibkan kepatuhan terhadap standar keamanan tertentu, seperti regulasi perlindungan data pribadi (GDPR) di Uni Eropa atau standar keamanan data di industri keuangan.
Tanda tangan elektronik ini memastikan bahwa perusahaan tetap patuh terhadap regulasi yang berlaku, karena teknologi ini menyediakan catatan audit yang lengkap, mencatat siapa yang menandatangani, kapan, dan dari mana dokumen ditandatangani.
5. Ramah Lingkungan
Beralih ke media digital juga merupakan langkah yang mendukung keberlanjutan lingkungan. Penggunaan kertas dalam bisnis dapat berdampak terhadap lingkungan, mulai dari penebangan pohon hingga limbah kertas yang dihasilkan.
Dengan mengurangi penggunaan kertas, perusahaan dapat ikut serta dalam mengurangi jejak karbon dan membantu menjaga kelestarian lingkungan. Selain itu, perusahaan Sobat bisa lebih meminimalkan penggunaan kertas secara drastis.
Tidak hanya itu, Sobat bisa mengurangi energi yang diperlukan untuk mencetak, mengirim, dan menyimpan dokumen fisik. Langkah ini tidak hanya memberikan manfaat ekonomis, tetapi juga mencerminkan komitmen perusahaan terhadap tanggung jawab sosial dan lingkungan.
6. Kemudahan Akses dan Lebih Fleksibel
Bisnis modern yang serba cepat tentu memandang fleksibilitas menjadi kunci kesuksesan. Tanda tangan elektronik akan memudahkan para pemangku kepentingan untuk menandatangani dokumen dari mana saja dan kapan saja, asalkan mereka memiliki akses internet.
Ini sangat bermanfaat dalam situasi di mana para pihak tidak berada di lokasi yang sama, seperti transaksi internasional atau kerja jarak jauh.
Kemudahan akses yang ditawarkan oleh tanda tangan ini juga berdampak pada kolaborasi yang lebih baik antar tim atau departemen dalam suatu perusahaan. Dokumen dapat diedit, dibagikan, dan ditandatangani tanpa memerlukan pertemuan tatap muka, sehingga meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.
7. Meningkatkan Reputasi Bisnis
Mengadopsi teknologi terbaru seperti tanda tangan elektronik dapat memberikan kesan positif kepada mitra bisnis dan pelanggan.
Ini menunjukkan bahwa perusahaan Sobat lebih up-to-date dengan perkembangan teknologi dan berkomitmen untuk memberikan pelayanan yang cepat, efisien, dan aman.
Pelanggan cenderung lebih mempercayai perusahaan yang menggunakan metode yang transparan dan modern dalam mengelola transaksi bisnis.
Selain itu, bisnis yang beralih ke solusi digital sering dianggap lebih inovatif dan responsif terhadap perubahan kebutuhan pasar.
Hal ini dapat meningkatkan reputasi perusahaan di mata publik dan memberikan keunggulan kompetitif dibandingkan dengan perusahaan yang masih menggunakan metode konvensional.
Privy, Solusi Tanda Tangan Elektronik untuk Kemudahan Bisnis
Privy adalah platform terkemuka yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik di Indonesia. Platform ini memfasilitasi Sobat untuk menandatangani dokumen secara elektronik dengan aman dan efisien, menggantikan proses penandatanganan konvensional yang memakan waktu dan seringkali merepotkan.
Tanda tangan elektronik di Privy adalah representasi elektronik dari tanda tangan basah yang memiliki kekuatan hukum yang sama. Dengan menggunakan teknologi kriptografi, tanda tangan elektronik ini akan memastikan integritas dan keabsahan sebuah dokumen. Artinya, dokumen yang telah ditandatangani secara digital tidak dapat diubah atau dipalsukan.
Keunggulan Tanda Tangan Elektronik di Privy
Jika Sobat membuat tanda tangan di Privy, maka proses penandatanganan menjadi jauh lebih cepat karena dapat menandatangani dokumen kapan saja dan di mana saja, tanpa perlu mencetak, memindai, atau mengirim dokumen secara fisik.
tanda tangan elektronik di Privy menggunakan sertifikat digital yang diakui secara hukum, sehingga memberikan tingkat keamanan yang tinggi. Setiap perubahan pada dokumen setelah ditandatangani akan terdeteksi.
Privy juga menyediakan antarmuka yang user-friendly sehingga Sobat dapat dengan mudah mengunggah dokumen, menambahkan tanda tangan, dan mengirimkannya kepada pihak yang berwenang.
Sobat juga lebih mudah mengaksesnya karena Privy punya web dan aplikasi mobile, sehingga lebih fleksibel dalam menandatangani dokumen.
Hal yang paling penting adalah bahwa tanda tangan elektronik di Privy diakui secara hukum dan dapat digunakan untuk berbagai jenis dokumen, termasuk kontrak, perjanjian, dan formulir resmi.
Bagaimana Cara Menggunakan Privy?
Lalu, bagaimana cara membuat tanda tangan elektronik di Privy? Berikut ulasan lengkapnya:
- Pertama, Sobat bisa mulai dengan registrasi. Buat akun di Privy terlebih dahulu.
- Setelah memiliki akun, unggah dokumen yang ingin ditandatangani.
- Sobat bisa membuat tanda tangan elektronik dengan menggambar atau mengunggah gambar tanda tangan.
- Setelah dokumen ditandatangani, kirimkan kepada pihak yang berwenang untuk ditandatangani juga.
- Terakhir, lacak status dokumen yang telah Sobat kirim, apakah sudah ditandatangani atau belum.
Kesimpulan
Mengapa bisnis harus beralih ke tanda tangan elektronik? Jawabannya terletak pada efisiensi, penghematan biaya, keamanan, dan kepatuhan terhadap regulasi yang ditawarkan oleh teknologi ini.
Selain itu, tanda tangan elektronik membantu perusahaan untuk menjadi lebih ramah lingkungan dan meningkatkan fleksibilitas operasional. Dengan begitu banyak manfaat yang ditawarkan, beralih ke tanda tangan elektronik bukan lagi pilihan, tetapi kebutuhan yang mendesak untuk bersaing di dunia bisnis saat ini.
Jika perusahaan Sobat belum menggunakan tanda tangan elektronik, sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai. Yuk, segera buat sekarang di Privy.
Iim Rohimah adalah content writer yang meminati bidang bisnis kuliner. Minatnya ini datang dari hobi wisata kuliner, mengamati perkembangan bisnis, dan pengalaman bekerja di bidang ini.
Berkat pengalaman tersebut, ia memperoleh insight menarik, bahwa bidang usaha di ranah ini paling cepat berkembang dan banyak peminatnya. Oleh karena itu, menurutnya, akan sangat baik jika dapat terus belajar dan mengedukasi pembaca, khususnya pegiat Usaha, Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) di bidang kuliner.
Yang dimaksud dengan tanda tangan elektronik di sini ternyata dengan aplikasi ya, bukan sekadar memindahkan tanda tangan lewat foto atau scan. Kalau dengan aplikasi, jadinya lebih terarah juga untuk pemakaiannya.
Tanda tangan elektronik ini memudahkan banget untuk para pengusaha maupun pebisnis untuk segala macam dokumen. Baik kerjasama maupun invoice. Lebih praktis dan juga jadi sat set.
Selain hemat biaya tanda tangan elektronik juga ramah lingkungan ya kak. Buatnya juga gampang. Tinggal ke privy aja..
saya pun sekarang sudah banyak menggunakan tanda tangan elektronik lebih mudah dan simpel, ramah lingkungan, dan bisa dari mana saja ga perlu ketemu untuk tandatangan dokumen, dan pastinya lebih aman dan bisa ditelusuri dokumennya
Privy benarlah solusi yang bikin modal untuk operasional pun bisa ditekan, soalnya nggak ada lagi drama buat nge-print yang butuh kertas, tinta, listrik bahkan tinta. Tinggal tanda tangan digital saja. Sat set beresnya. Aman dan terpercaya pula.
Ada biayanya kah untuk pakai Privy? Karena selama ini kalau ada dokumen ya tanda tangan lewat menyisipkan gambar di word
Ternyata mudah ya, Langkah-langkah membuat tanda tangan di privy ini. Buat mereka yang punya bisnis dan sering terhubung dg klien jarak jauh, adanya privy ini pasti sangat membantu ya
Selama ini sudah banyak agency yang mengaplikasikan tanda tangan elektronik untuk kerjasama. Lebih efisien emang dan tentunya hemat kertas hehe
udah lama kepikiran sama sampah sampah berkas yg menggunakan kertas fisik
udah gitu kadang dokumen nya pada tebel yakan,
kalau udah ada tanda tangan digital gini bisa hemat kertas demi bumi kita yg sudah darurat sampah ini sih
terimakasih infonya kak
setuju banget perkara tanda tangan digital nih, Mbak. Di era yang serba cepat dan modern, beneran butuh banget inovasi seperti tanda tangan digital begini. Menarik juga ya Privy, jadi pengin nyoba buat bisnis digitalku
Eh, mau cobain Privy ah. Soale selama ini tuh klo cobain TTD online kurang nyaman/hasilnya ga bagus. Makasih mba infonya 🙏
Wah iya ya..betapa bisa dihemat biayanya, efisien, aman juga jika pakai tanda tangan elektronik di Privy yang juga telah diakui secara hukum dan dapat digunakan untuk berbagai jenis dokumen, termasuk kontrak, perjanjian, dan formulir resmi.
Sekarang, nggak ada alasan lagi untuk bisnis nggak beralih ke digital. Aku juga udah nyoba, mulai dari urusan administrasi penerbitan buku-bukuku, invoice, dll. Semua pakai tanda tangan elektronik. Semoga makin banyak yang sadar akan manfaatnya dan beradaptasi dengan teknologi ini. Keep up the great work!
wah saya sekarang sudah banyak menggunakan beberapa tanda tangan elektronik untuk beberapa dokumen, simpel an kalau ada apa-apa mudah penelusurannya, dan merasa lebih aman
Insightful banget artikelnya! Tanda tangan elektronik memang solusi praktis untuk bisnis di era digital. Hemat waktu, lebih efisien, dan pastinya ramah lingkungan karena bisa mengurangi penggunaan kertas. Dengan begini, proses administrasi jadi lebih cepat dan aman juga. Makasih udah share infonya!
Bener banget sih aku setuju, daripada tertinggal ya kan dan melek digital nggak ada yang rugi apalagi untuk bisnis